规章制度
规章制度

办公室人员工作基本要求

1.上下班规范

●上班一般提前到岗,在正式工作开始之前做好清洁准备工作。

●因故不能准时上班,应提前向领导说明原因和请假,把不在岗时必须处理的事务跟同事交待,以免延误工作。

●上班时间临时外出,要向同事说明去向,半天及以上时间要征得领导同意,并保持通讯畅通。

●下班前将手头未完成的工作进行整理,按主次放好,以便次日顺利工作。

●下班时应征询领导是否还有工作要处理。

2.职业行为规范

●忠于职,诚于事,秉持对职业的忠诚,做好交办的每一件事。

●严于律己,宽以待人,维护办公室工作的和谐环境。

●把握处事分寸,重要问题请示领导,日常事务自行处理。

●将工作整合有序,提高工作效率。

●对突发事件要处乱不惊,随机应变,阻止事态扩大。

●上班时间不处理与工作无关事宜,有空闲时间可进行职业知识储备。

3.来访接待规范

●对来访者要礼貌应对,切忌态度傲慢或冷漠。

●建立登记本,对来访者的部门、姓名及相关信息进行纪录,以备查询。

●不属于自己接待、对口人又不在的情况下,用便条记录相关信息以便转交,急重事项电话联络。

●有多个来访者同时来访的,应按照先后顺序安排,并把先一位来访者带到会客室,避免交谈影响同事工作以及让其他来访者知悉交谈内容。

●来访者需要见领导的,有预约的,应该让来访者稍候,与领导确认让其做好准备之后,再引领来访者至领导办公室;没有预约的,要弄清来意之后,迅速判断有无必要与领导确认,再作安排。避免来访者直接打扰领导正常工作。

4.电话接拨规范

●接电话时应在铃响两声之后的间隙接听,便于对号码的确认及话机寿命维护。

●接听电话应语调温和,首先自报家门或问好,并迅速弄清对方意图以明确对应方式。

●需要转接的电话,应告知来电者让其等候,如果无人接听,应记录留言,确认无误以便转交。

●接听电话应简明扼要,如不知如何回答的,应如实告知,马上寻求帮助或者稍候再致电对方。

●建立来电纪录本,对需要跟进、需要交办、需要提醒和备忘的来电进行记录。其他来电无需记录。

●拨打电话时应首先自报家门并确认对方,拨错应致歉。

●一般不使用办公室电话处理私人事务,如有必要,要尽快结束。

5.职业形象规范

●办公室着装要求干净整洁,款式大方,剪裁得体,穿着舒适,行动自在。

●避免款式夸张或太过休闲的服饰。

●发型要求自然、不夸张,女士不化浓妆,男士注意面部整洁。

6.安全工作规范

●保管好自己的办公设备和贵重物品,外出时应将贵重物品放入抽屉内。

●外出时,桌面上的办公文件应分类收放,避免重要信息外泄。

●不要让办公室以外的人员接听电话或接待来访。

●发布信息应注意信息的确实性及发布时间,不确实和未到发布时间的信息不能发布。

●以校办名义发布的通知、信息等要由分管主任审核。

7.办公环境维护规范

●不在办公室吃东西,及时清除个人垃圾,以保持办公环境的清新整洁。

●保持办公室的通风良好,发现通风设备有问题应及时报修。

8.办公设备使用及保养规范

●能正确使用校办传真机、复印机、投影机和会议系统;

●爱惜办公设备,按程序规范操作。

●节约用电、用水及办公用品,文件无需纸质保存的不打印成文。

●下班时切断除传真机、无绳电话机以外办公设备的电源,最后走的人关总电源,并关好门窗。